Power Automate y RPA: Cómo una empresa global del sector salud ahorró dos días automatizando sus informes semanales

Kitameraki, empresa hermana de Teamswork, fue contratada por una destacada empresa global del sector salud para rediseñar un proceso de reporte semanal que se había ejecutado manualmente durante años. Cada semana, el equipo dedicaba dos días completos a extraer datos de Power BI, darles formato en Excel, filtrar cada reporte individualmente para más de 250 destinatarios y distribuirlos a mano.

El proceso no requería conocimientos especializados ni decisiones complejas, pero la combinación del volumen, el filtrado manual y las exigencias de cumplimiento en un entorno altamente regulado no dejaba margen para atajos. Kitameraki reconstruyó todo el flujo de trabajo con Power Automate y RPA, reduciendo el esfuerzo manual a cero.

Un proceso de reporte que costaba más que solo tiempo

La empresa producía reportes de rendimiento semanales en dos áreas: rendimiento comercial y compromiso del personal con los clientes. Cada reporte debía extraerse de Power BI, formatearse en Excel, filtrarse individualmente para que cada colaborador solo viera sus propios datos y enviarse por separado a más de 250 destinatarios.

En un entorno de salud regulado, el paso de filtrado tenía implicaciones importantes. Cada destinatario solo estaba autorizado a ver sus propios datos de rendimiento, lo que significaba que cada reporte debía revisarse y adaptarse antes de enviarse. Con una lista de distribución de más de 250 personas, el trabajo se acumulaba rápidamente, y cualquier error en el filtrado tenía consecuencias tanto operativas como regulatorias.

El proceso consumía hasta dos días laborables completos por semana, sin excepción y sin posibilidad de acortar camino.

Por qué se utilizaron Power Automate y RPA en conjunto

Kitameraki eligió una combinación de Power Automate y herramientas RPA porque cada una resuelve una parte distinta del problema. Power Automate gestiona de forma nativa la lógica y las integraciones entre los servicios de Microsoft, conectando Power BI, Excel y Outlook sin desarrollo personalizado. RPA se encarga de los pasos que requieren interacción directa con una interfaz de usuario, como navegar por un panel de control para activar una exportación de datos que no puede ejecutarse a través de una API.

El uso conjunto de ambas herramientas permitió automatizar todo el flujo de trabajo sin dejar ningún paso manual en el proceso.

1. Extracción de datos desde Power BI

Power Automate fue configurado para extraer automáticamente los datos de rendimiento desde los paneles de Power BI según un calendario semanal, eliminando la exportación manual y garantizando que cada reporte se basara en los datos más recientes disponibles.

2. Formato de reportes en Excel

Scripts de automatización restructuraron los datos en tablas dinámicas y eliminaron los campos irrelevantes para cada destinatario, produciendo el mismo resultado que el equipo generaba anteriormente de forma manual.

3. Aplicación de filtros de privacidad

Power Automate aplicó filtros de privacidad basados en reglas predefinidas, de modo que cada reporte contuviera únicamente los datos que ese destinatario estaba autorizado a consultar. Este era el paso de mayor riesgo en el proceso original y en el que la eliminación de la intervención humana tuvo el impacto más inmediato.

4. Envío de correos personalizados

Con los reportes formateados y filtrados, Power Automate los distribuyó automáticamente a los más de 250 destinatarios. Cada persona recibió únicamente su propio reporte, sin ninguna intervención manual en ningún punto del proceso de distribución.

Lo que la automatización realmente logró

La tarea semanal de dos días ha desaparecido. El equipo ya no dedica tiempo a exportaciones de datos, formato en Excel, filtrado de privacidad ni gestión de una lista de distribución de 250 personas. El tiempo recuperado se destina ahora a analizar los datos de rendimiento que los reportes generan y a tomar decisiones basadas en esos análisis.

Desde el punto de vista del cumplimiento normativo, eliminar la intervención humana en el paso de filtrado suprimió el riesgo de enviar datos al destinatario equivocado. En un entorno de salud sujeto a estrictos requisitos de privacidad de datos, esto representa una mejora operativa sustancial, no solo una ganancia de eficiencia.

La solución también escala sin esfuerzo adicional. Agregar nuevos destinatarios o ajustar los formatos de reporte no incrementa la carga de trabajo manual, porque ya no existe carga de trabajo manual.

¿Cuándo tiene sentido automatizar un proceso de reporte?

Un proceso de reporte es un buen candidato para la automatización cuando se ejecuta según un calendario fijo, utiliza fuentes de datos estables y sigue los mismos pasos de formato y distribución en cada ciclo. La empresa del sector salud de este caso cumplía las tres condiciones: cadencia semanal, fuentes de datos estables en Power BI y un flujo de trabajo reproducible de Excel a correo electrónico a gran escala.

Otros indicadores de que un proceso está listo para automatizarse:

• El mismo equipo lo ejecuta en cada ciclo con poca variación en su desarrollo

• Los reportes se filtran o personalizan manualmente antes de su distribución

• La lista de distribución es amplia o está en crecimiento

• Los errores de filtrado o formato han generado problemas anteriormente

¿Cómo se automatiza el reporte semanal con Power Automate?

El enfoque sigue la misma estructura independientemente del contenido del reporte:

1. Conectar la fuente de datos: vincular Power Automate a Power BI, SharePoint o cualquier sistema que almacene los datos de reporte

2. Aplicar la lógica de formato: usar scripts de automatización para estructurar los datos en el formato adecuado para cada reporte

3. Configurar las reglas de filtrado y personalización: definir qué datos está autorizado a ver cada destinatario

4. Establecer la distribución automatizada: programar Power Automate para enviar los reportes a todos los destinatarios según el calendario definido

Cuando no hay integraciones directas disponibles, RPA cubre los pasos restantes: navegar por interfaces, activar exportaciones y completar tareas que no pueden ejecutarse a través de Power Automate por sí solo.

Automatice su proceso de reporte con Power Automate

Si su organización gestiona un proceso de reporte con este perfil, periódico, estructurado y con más carga manual de la necesaria, vale la pena evaluar qué puede reemplazar la automatización. Teamswork y Kitameraki han desarrollado este tipo de soluciones en múltiples sectores, incluidos entornos regulados donde la privacidad de los datos y la precisión son requisitos fundamentales. Contáctenos para analizar cómo podría ser una solución de automatización adaptada a su flujo de trabajo.

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TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service y Checklist as a Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.