Como usar tags, categorias, filtros e automação no sistema de Ticketing do Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- 8 de out.
- 3 min de leitura
As tags são uma das ferramentas de organização mais poderosas em Microsoft Teams Ticketing, pois ajudam as equipes de suporte a identificar e rotear tickets instantaneamente sem ler descrições longas. Este guia mostra tudo o que você precisa para dominar as tags — da criação à automação.
O que são tags?
Tags são rótulos simples que classificam os tickets por tipo de problema, departamento ou qualquer outra categoria útil para o fluxo de trabalho. Se um ticket estiver com a tag “IT”, a equipe sabe imediatamente que é um assunto técnico — sem precisar entrar em todos os detalhes. Essa classificação imediata simplifica a gestão de tickets, garante que as solicitações cheguem ao time certo e acelera os tempos de resolução.
Como criar tags
Criar tags é simples e leva apenas alguns passos:
Vá até a aba Tags nas configurações do sistema de Ticketing.
Insira um nome de categoria (ex.: “Company”, “Department”, “Process”).
Escolha uma cor para diferenciar visualmente a categoria.
Clique em “Add New Tag Category” para confirmar a criação.
Clique na categoria que você acabou de criar.
Insira tags individuais dentro dessa categoria (ex.: “Sales”, “IT”, “Engineering”).
Entender as categorias de tags
Categorias de tags são “contêineres” que reúnem tags relacionadas. Pense em arquivos de gaveta, em que cada tag é uma pasta. Uma categoria “Department”, por exemplo, pode conter “Sales”, “IT” e “Engineering”. Essa estrutura hierárquica melhora a consistência em toda a organização e ajuda os membros do time a encontrar rapidamente a tag correta ao criar ou atualizar tickets.
Categorias são especialmente úteis quando vários sistemas de classificação coexistem — como categorias separadas para departamentos, níveis de prioridade, tipos de solicitação e nomes de projeto.
Filtrar tickets por tags
Depois que as tags existem, filtrar fica muito fácil. Para filtrar tickets por tags:
Localize o ícone de filtro no cabeçalho de alguma coluna da lista de tickets.
Clique no ícone para abrir o menu de filtros.
Digite ou selecione a tag (ou valor) desejada para exibir apenas os tickets correspondentes.
Filtrar economiza tempo porque permite que as equipes foquem em grupos específicos sem vasculhar entradas irrelevantes. Quer ver todos os tickets de IT? Filtre pela tag “IT”. Precisa revisar o que está atribuído a uma pessoa específica? Filtre por Assignee. Esse recurso é essencial para times com alto volume de tickets ou que atendem várias áreas simultaneamente.
Automatizar fluxos de trabalho com tags
As tags ficam ainda mais poderosas quando combinadas com regras de automação. O sistema de Ticketing permite definir condições e ações baseadas em tags — eliminando atribuições manuais.
Exemplo: crie uma regra que atribua automaticamente qualquer ticket com a tag “IT” a um especialista designado. Quando um novo ticket com essa tag for criado, o sistema o encaminhará imediatamente para a pessoa certa — sem intervenção manual.
Para configurar uma automação baseada em tags:
Vá às configurações e acesse a aba Assignee.
Crie uma nova regra com uma condição como “Tags includes any: Sales”.
Defina a ação correspondente, por exemplo “Assign to: [Team Member Name]”.
Salve a regra para ativá-la.
Essa automação reduz drasticamente a distribuição manual, garante que os tickets cheguem a quem tem a expertise adequada e evita atrasos por roteamento incorreto. Para um guia completo sobre as possibilidades de automação, confira o artigo detalhado here.
As tags são a base para o uso eficaz do Microsoft Teams Ticketing System: ajudam a manter a organização, a responder mais rápido e a automatizar tarefas repetitivas.
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