Configurare un Sistema di Tracciamento delle Segnalazioni su Microsoft Teams con Ticketing As A Service
- Marc (TeamsWork)
- Apr 9
- 3 min read
Che tu stia gestendo una startup o supervisionando una grande impresa, implementare un sistema di tracciamento delle segnalazioni efficace può migliorare significativamente l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.
Forse conosci già un sistema di tracciamento delle segnalazioni utilizzato dalle grandi aziende, ma sapevi che puoi fare lo stesso su Microsoft Teams? Scopriamolo insieme!
Cos'è un Sistema di Tracciamento delle Segnalazioni?
Nel tuo lavoro quotidiano, potresti imbatterti in diversi problemi. A volte ci sono segnalazioni che non puoi risolvere da solo e che richiedono la collaborazione con altri colleghi di diversi team o dipartimenti.
Invece di usare metodi antiquati, come Microsoft Excel, che potrebbero richiedere tempo e portare a una cattiva gestione, ora puoi utilizzare un sistema di tracciamento delle segnalazioni.
Un Sistema di Tracciamento delle Segnalazioni (ITS) è un'applicazione software che offre un sistema centralizzato per registrare, assegnare e monitorare le segnalazioni, permettendoti di mantenere un registro chiaro dei problemi e delle loro risoluzioni.
Il software di tracciamento delle segnalazioni svolge un ruolo cruciale nella gestione dei flussi di lavoro, nella collaborazione tra team e nell'aumento della produttività.
Garantisce una risoluzione tempestiva ed efficace delle segnalazioni, che spaziano dall'identificazione di difetti di codice nello sviluppo software alla gestione dei reclami dei clienti.
Funzionalità Chiave del Sistema di Tracciamento delle Segnalazioni
Segnalazione di un problema: Un membro del team identifica un problema e crea un ticket nel sistema di tracciamento per segnalarlo. Il ticket di solito include una descrizione dettagliata del problema e tutte le informazioni pertinenti.
Assegnazione della segnalazione: Il ticket viene assegnato a un membro del team o a un gruppo responsabile della risoluzione del problema.
Monitoraggio della segnalazione: Il sistema consente di monitorare lo stato della segnalazione mentre viene gestita e risolta. Ciò può includere l'aggiunta di commenti o aggiornamenti al ticket e la modifica del suo stato per riflettere la fase attuale del processo di risoluzione.
Risoluzione della segnalazione: Una volta risolto il problema, il ticket può essere chiuso e contrassegnato come risolto nel sistema.
Come Configurare un Sistema di Tracciamento delle Segnalazioni su Microsoft Teams
Per utilizzare un sistema di tracciamento delle segnalazioni su Microsoft Teams, devi prima aggiungere Ticketing As A Service al tuo Microsoft Teams.
Vai qui e clicca su "Aggiungi a Teams". Puoi anche guardare questo video per una guida passo dopo passo.
Se hai già Ticketing As A Service su Microsoft Teams, segui queste istruzioni per configurare un sistema di tracciamento delle segnalazioni.
1) Configurare il Modulo per il Tracciamento delle Segnalazioni
Ticketing As A Service offre campi personalizzabili nel modulo del ticket che puoi configurare per raccogliere informazioni specifiche sulle segnalazioni.
Esempio: Aggiungere campi come "Tipo di Prodotto", "Data del Problema" o "Numero di Prodotto" consente al team di supporto di ottenere il contesto necessario per comprendere meglio le problematiche dei clienti e fornire risposte più efficaci. Scopri di più sui campi personalizzati qui.
2) Configurare il Workflow per il Tracciamento delle Segnalazioni
Personalizzare il workflow del sistema di tracciamento può migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia nella gestione delle segnalazioni. Questa funzione ti permette di adattare il flusso di lavoro ai tuoi processi aziendali specifici.
Ad esempio, puoi aggiungere passaggi come una fase di "approvazione" o introdurre uno stato di "in sospeso". Puoi anche modificare l'ordine dei passaggi per semplificare il coordinamento. Scopri di più sul workflow personalizzato.
3) Configurare la Conversione delle Email in Ticket
Ticketing As A Service consente di convertire automaticamente le email dei clienti in ticket.
Esempio: Un cliente o un utente esterno invia un'email richiedendo assistenza.
L'email viene registrata nel sistema come un ticket.
Il cliente riceve automaticamente un'email di conferma della presa in carico.
Questo garantisce che tutte le richieste dei clienti, indipendentemente dal canale di comunicazione, vengano catturate, monitorate e gestite in modo efficace, migliorando l'efficienza del servizio clienti. Scopri di più sulla conversione delle email in ticket.
Ticketing As A Service offre una serie di funzionalità avanzate tra cui, Tag personalizzati, Automazioni, Integrazione dei dati tramite API, Analisi avanzata con Power BI.
Tutte queste incredibili funzionalità forniscono una soluzione pratica per aziende di tutte le dimensioni, aiutandole a gestire e risolvere le segnalazioni con facilità, portando a un aumento della produttività e a una maggiore soddisfazione dei clienti!
TeamsWork è un membro del Microsoft Partner Network, specializzato nello sviluppo di app per la produttività che sfruttano la potenza della piattaforma Microsoft Teams e il suo ecosistema dinamico. I loro prodotti SaaS, tra cui CRM As A Service, Ticketing As A Service e Checklist As A Service, sono molto apprezzati dagli utenti. Gli utenti ne elogiano l’interfaccia intuitiva, l’integrazione perfetta con Microsoft Teams e i piani tariffari accessibili. TeamsWork si distingue per la creazione di soluzioni software innovative che migliorano la produttività aziendale, mantenendo un costo accessibile per qualsiasi budget.
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