Hoe je tags, categorieën, filters en automatisering gebruikt in het Microsoft Teams Ticketing-systeem
- Marc (TeamsWork)
- 8 okt
- 3 minuten om te lezen
Tags behoren tot de krachtigste organisatie-tools in Microsoft Teams Ticketing, omdat ze supportteams helpen tickets direct te herkennen en te routeren zonder lange beschrijvingen te lezen. Deze gids neemt je stap voor stap mee — van aanmaken tot automatisering — om tags onder de knie te krijgen.
Wat zijn tags?
Tags zijn eenvoudige labels waarmee je tickets classificeert op probleemtype, afdeling of elke andere categorie die nuttig is voor de workflow. Staat een ticket getagd als “IT”, dan weet het supportteam meteen dat het om een technisch onderwerp gaat, zonder alle details te hoeven lezen. Deze directe classificatie vereenvoudigt het ticketbeheer, zorgt dat aanvragen bij de juiste teams terechtkomen en versnelt de afhandelingstijden.
Tags aanmaken
Tags aanmaken is eenvoudig en kost maar een paar stappen:
Ga naar het tabblad Tags in de instellingen van het Ticketing-systeem.
Voer een categorienaam in (bijv. “Company”, “Department”, “Process”).
Kies een kleur om de categorie visueel te onderscheiden.
Klik op “Add New Tag Category” om de aanmaak te bevestigen.
Klik op de zojuist aangemaakte categorie.
Voeg afzonderlijke tags toe binnen deze categorie (bijv. “Sales”, “IT”, “Engineering”).
Tagcategorieën begrijpen
Tagcategorieën zijn eigenlijk “mappen” die verwante tags groeperen. Denk aan archiefkasten waarbij elke tag een map is. Een categorie “Department” kan bijvoorbeeld “Sales”, “IT” en “Engineering” bevatten. Deze hiërarchische structuur bevordert consistentie in de hele organisatie en helpt teamleden snel de juiste tag te vinden bij het aanmaken of bijwerken van tickets.
Categorieën zijn vooral handig als je meerdere classificatiesystemen naast elkaar gebruikt — zoals aparte categorieën voor afdelingen, prioriteitsniveaus, aanvraagtypen en projectnamen.
Tickets filteren op tags
Zodra tags bestaan, wordt filteren kinderspel. Zo filter je tickets op tags:
Zoek het filterpictogram in de kolomkop van de ticketlijst.
Klik op het pictogram om het filtermenu te openen.
Typ of selecteer de gewenste tag of waarde om alleen overeenkomende tickets te tonen.
Filteren bespaart tijd, omdat teams zich kunnen richten op specifieke groepen zonder irrelevante items door te nemen. Alle IT-tickets zien? Filter op de tag “IT”. Toegewezen items van een specifieke persoon controleren? Filter op Assignee. Deze functie is essentieel voor teams met een hoog ticketvolume of met meerdere afdelingen tegelijk.
Workflows automatiseren met tags
Tags worden nog krachtiger in combinatie met automatiseringsregels. Het Ticketing-systeem laat je voorwaarden en acties op basis van tags definiëren — handmatige toewijzing is dan niet meer nodig.
Voorbeeld: maak een regel die elk ticket met de tag “IT” automatisch toewijst aan een aangewezen IT-specialist. Zodra er een nieuw ticket met die tag wordt aangemaakt, stuurt het systeem het direct naar de juiste persoon, zonder handmatige tussenkomst.
Zo stel je een tag-gebaseerde automatisering in:
Ga in de instellingen naar het tabblad Assignee.
Maak een nieuwe regel met een voorwaarde zoals “Tags includes any: Sales”.
Definieer de bijbehorende actie, bijvoorbeeld “Assign to: [Team Member Name]”.
Sla de regel op om deze te activeren.
Deze automatisering vermindert handmatige distributie, zorgt dat tickets bij medewerkers met de juiste expertise terechtkomen en voorkomt vertragingen door verkeerd routeren. Een volledige handleiding over de automatiseringsmogelijkheden vind je here.
Tags vormen de basis voor effectief gebruik van het Microsoft Teams Ticketing System: teams blijven georganiseerd, reageren sneller en automatiseren terugkerende taken.
Klaar om je workflow te verbeteren met tags?
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
Opmerkingen